Panduan Import Data dari Excel

Catatan: Halaman ini berisi panduan lengkap cara mengimport data dari file Excel ke sistem.

🚀 Quick Start (5 Langkah Cepat)

1. Download Template → Klik tombol "Template" di form import

2. Isi Data → Buka file yang sudah didownload, isi data sesuai contoh

3. Simpan File → Simpan dengan format .xlsx (File → Save As → Format: Excel)

4. Upload File → Klik tombol "Import", pilih file, ubah setting jika perlu

5. Selesai → Klik "Import", tunggu proses selesai

✅ Syarat & Requirements

Format File:

✓ .xlsx (recommended)
✓ .xls (supported)
✓ Maksimal 5 MB

✗ CSV
✗ ODS (OpenOffice)
✗ XLSM (dengan macro)
✗ File > 5 MB

Struktur Data:

Baris Pertama = HEADER (Wajib)

nama_barang	harga	kondisi	keterangan
Meja Kantor	500000	Baik	Meja kayu solid
Kursi Putar	300000	Baik	Kursi ergonomis

Nama Kolom (Header):

PENTING: Nama kolom HARUS sesuai dengan nama kolom database!

Format Header yang Benar:

✓ Spasi diganti underscore: nama_barang
✓ Tidak case-sensitive: Nama Barang, NAMA_BARANG, nama_barang semuanya OK
✓ Underscore langsung OK: id_kategori, id_supplier

Format Header yang Salah:

✗ barang_nama (nama kolom tidak sesuai)
✗ nama-barang (menggunakan dash)
✗ nmbarang (singkatan tidak akurat)
✗ barang nama barang (terlalu banyak spasi/kata)

📊 Tipe Data per Kolom

Jenis Kolom	Format Data	Contoh	Catatan
Text/String	Teks biasa	"Meja Kantor", "Baik"	Bisa huruf atau angka
Number	Angka tanpa format	50000, 99, 1	Tidak perlu . atau ,
Date	Format tanggal	2025-01-15	Gunakan format YYYY-MM-DD
Enum (Pilihan)	Harus sesuai pilihan	"Baik", "Rusak", "Hilang"	Lihat pilihan di form tambah

⚠️ Kolom yang Diabaikan (Skip)

Kolom ini TIDAK perlu diisi di Excel:

id - Auto-generate (Primary Key)
admin - Diisi otomatis (username login)
dientry - Diisi otomatis (tanggal import)
password - TIDAK boleh di-import
created_at, updated_at - Auto-generate

🎯 Cara Menggunakan Fitur Import

Langkah 1: Persiapan File

Buka Excel atau LibreOffice Calc
Buat tabel dengan header di baris pertama
Isi data mulai dari baris kedua
TIDAK ADA baris kosong di tengah data
Simpan dengan format .xlsx (rekomendasi)

Langkah 2: Buka Form Import

Login ke dashboard admin
Pilih tabel/modul (Barang, Ruangan, Supplier, dll)
Klik tombol Template untuk download template (optional)
Klik tombol Import

Langkah 3: Isi Form Import

Pilih File: Browse dan pilih file Excel Anda (max 5MB)

Lembar Kerja (Sheet): Nomor sheet Excel (default: 1)
Jika data ada di sheet kedua, ubah ke 2

Baris Header: Nomor baris yang berisi nama kolom (default: 1)
Jika header ada di baris kedua, ubah ke 2

Update Existing: Centang jika ingin UPDATE data yang sudah ada
Jika tidak dicentang, hanya INSERT data baru

Langkah 4: Proses Import

Klik tombol Import
Progress bar menampilkan persentase upload
Tunggu hingga selesai (jangan tutup browser)
Lihat hasil: sukses/gagal dan jumlah baris

🔧 Troubleshooting - Error dan Solusi

Error: "Format file harus .xlsx atau .xls"

Penyebab: File bukan Excel
Solusi:

Gunakan Excel atau LibreOffice Calc
Simpan dengan format .xlsx (File → Save As → Format: Excel .xlsx)

Error: "Header tidak ditemukan atau file kosong"

Penyebab:

File benar-benar kosong
Sheet pertama tidak memiliki data
Header row diatur ke baris yang salah

Solusi:

Download template terlebih dahulu
Pastikan ada data di sheet pertama
Ubah "Baris Header" sesuai dengan baris header di file Anda
Jika data ada di sheet lain, ubah nomor "Sheet"

Error: "Tidak ada data untuk diimport"

Penyebab: Hanya ada header, tidak ada baris data
Solusi:

Tambahkan minimal 1 baris data di bawah header
Pastikan bukan baris kosong

Error: "Sheet nomor X tidak ditemukan"

Penyebab: File tidak memiliki sheet sebanyak yang diminta
Solusi:

Pastikan nomor sheet benar (mulai dari 1)
Cek jumlah sheet di file Excel Anda
Ubah nomor sheet ke sheet yang tepat

Error: "Baris X: update gagal" atau "Baris X: ..."

Penyebab:

Data duplikat pada kolom unique
Format data tidak sesuai
Kolom yang direferensikan tidak ada (id_kategori, dll)
Update data yang tidak ada di database

Solusi:

Cek data duplikat, hapus jika ada
Pastikan format data sudah benar (angka untuk harga, text untuk nama)
Pastikan nilai referensi sudah ada di database
Jika update, pastikan ID ada di database

✨ Best Practices

Yang HARUS Dilakukan:

✓ Gunakan template yang sudah disediakan
✓ Validasi data sebelum import
✓ Backup data penting sebelum import besar
✓ Gunakan "Update existing" dengan hati-hati
✓ Import dengan batch kecil terlebih dahulu (test)
✓ Simpan file dengan nama deskriptif: barang_2025-01-15.xlsx

Yang JANGAN Dilakukan:

✗ Menghapus header row
✗ Mengubah urutan kolom secara random
✗ Memasukkan rumus Excel (isi dengan value saja)
✗ Menggunakan merge cell di data
✗ Import file dengan ukuran > 5MB
✗ Langsung import data besar (jutaan baris)

❓ FAQ

Q: Bisa import kolom foto/gambar?

Tidak, file Excel hanya bisa import data teks/angka. Upload foto dilakukan secara terpisah di form edit data.

Q: Berapa banyak data yang bisa di-import?

Maksimal ukuran file 5MB, bisa ratusan hingga ribuan baris tergantung jumlah kolom. Rekomendasi: import dengan batch 500-1000 baris per file.

Q: Apakah bisa UNDO (batalkan) import?

Tidak ada fitur undo otomatis. Sebaiknya backup database sebelum import besar-besaran.

Q: Bisa import dari Google Sheet?

Ya, export dulu Google Sheet ke format .xlsx, kemudian import ke sistem.

Q: Gimana jika ada error di tengah import?

Proses akan berhenti. Lihat pesan error untuk kolom/baris mana yang error, perbaiki file, lalu import ulang.

Kembali

Panduan Import Excel | Versi 1.0 | 2025